31-03-2021

Nieuws van buiten naar binnen halen

Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Min BZK) en Square hebben al een lange geschiedenis samen. Waar begonnen is om BIBIS in te zetten als bibliotheeksysteem, is gedurende de jaren de dienstverlening meegegroeid in de behoefte om eenvoudiger nieuwsberichten te delen met collega’s. Van hieruit is de Signaleringstool met bijbehorende Newsroom app ontstaan. Maak kennis met Etienne Ville.

Welke diensten gebruiken jullie?

De samenwerking met Square gaat lang terug, we zijn begonnen met BIBIS als bibliotheek catalogus en vervolgens EASY het Federated Search systeem. Deze systemen hielpen ons mede in de werkzaamheden om onze collega’s dagelijks te voorzien van signaleringen. In onze gesprekken kwam de behoefte naar voren om de signaleringen in één tool te maken en via een app en mailalert aan te bieden voor onze gebruikers. Daarop is de Signaleringstool en bijbehorende Newsroom app ontwikkeld die we nog steeds met veel plezier gebruiken.

Voor ons is de Signaleringstool heel belangrijk. In het pakket zijn meerdere acties beschikbaar en kunnen we met meerdere collega’s tegelijkertijd aan de slag. ’s Ochtends zijn we tot 9.30 uur bezig om de signalering te maken. Middels de tool kunnen we de links van nieuwsbronnen toevoegen en vervolgens samenvoegen met de analyse en duiding. In de tool worden de signaleringstukjes direct aan de thema’s gekoppeld zodat ze voor de eindgebruiker snel te vinden zijn. Afhankelijk van de prioriteit schuiven we ook in de thema’s. De eindgebruiker willen we zo snel mogelijk relevante informatie aanbieden.

Middels de Newsroom BZK app wordt de signalering aan de eindgebruiker aangeboden. De signalering is ingedeeld per thema zodat het voor iedere medewerker overzichtelijk is. Naast de signalering wordt in de app ook Sociale Media, web nieuws en media analyses aangeboden. De media analyses worden voor collega’s gemaakt en via de app met de gehele organisatie gedeeld.

De signalering wordt dagelijks om 9.30 uur gedeeld met de organisatie. Via de tool wordt de signalering gemaild en gepubliceerd in de Newsroom app. Toch houdt ons werk dan niet op. Omdat het nieuws 24/7 doorgaat, wordt gedurende de dag ook de app aangevuld via rss feeds met geautomatiseerde web nieuws berichten en sociale media berichten. Op deze manier bieden we een compleet beeld en zijn onze collega’s op de hoogte. Ons team heeft het motto nieuws van buiten naar binnen halen en middels deze tools gaat dat zeer prettig.

Hoe ervaren jullie gebruikers jullie oplossing?

We hebben eigenlijk twee soorten eindgebruikers. Mijn directe collega’s en ik kunnen de Signaleringstool niet meer missen. We zijn vorig jaar over gegaan op de nieuwe versie van de Signaleringstool. Dit was even wennen omdat we van een custom made product naar een algemenere versie zijn gegaan. Maar nu merken we wel het verschil; we hebben weinig technische problemen en de tool is goed beschikbaar. Voor ons heeft vooral de meerwaarde dat we tegelijkertijd aan de Signaleringstool kunnen werken, zodat we efficiënter kunnen zijn. Daarnaast kunnen we via 1 tool meerdere soorten informatie aanbieden aan de organisatie.

De eindproducten (signalering, media-analyses) die de Directie Communicatie realiseert zijn dus toegankelijk voor het gehele Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In eerste instantie is het een communicatiemiddel om de minister en woordvoerders te informeren. Echter ook de andere collega’s als beleidsmedewerkers van het ministerie BZK mogen toegang hebben tot de app. Ook de zij ervaren de voordelen van de nieuwsvoorziening. Zij willen ook op de hoogte gehouden worden over wat de media schrijft over bepaalde thema’s. Nu hoeven ze het niet zelf uit te zoeken, want het wordt voor hen gedaan. Er worden bij belangrijke projecten ook media analyses aangevraagd die wij voor hen realiseren in combinatie met duiding. Deze media-analyses delen we dan weer met de gehele organisatie in de app. We krijgen steeds meer aanmeldingen, via mond tot mond reclame weten ze ons te vinden.

Waarom hebben jullie voor Square gekozen?

In een team vind ik het belangrijk dat er een goede samenwerking is en op elkaar vertrouwd kan worden. Ook met mensen van buiten vind ik dit belangrijk om iets te kunnen bereiken. Met Square hebben we een goede basis. We zijn in de jaren samen doorgegroeid en dat schept een band. We merken dat jullie meedenken zodat we samen tot een oplossing komen. We kunnen op elkaar vertrouwen en zodoende zijn ook nieuwe actuele producten ontstaan. Daarnaast kunnen we in de praktijk ook snel schakelen wat ik erg prettig vind.

Wat zijn jullie toekomstwensen?

In de toekomst zouden we het graag makkelijker willen hebben om sociale media binnen te halen. Sociale media wordt steeds belangrijker in de maatschappij en hierop willen we inspelen. Daarnaast zouden we de app interactiever willen, zodat de gebruiker kan kiezen wat ze willen zien en rechtsreeks vragen kunnen stellen.

Benieuwd naar de signaleringstool en Newsroom app? Neem contact met ons op voor een demo.