31-03-2021
Het werken met Excel icm BIBIS-data - Deel 1
Vanuit BIBIS LMS worden door de expert-users geregeld exports naar Excel gemaakt ten behoeve van analyze. We krijgen vaker vragen binnen over het gebruik maken van Excel. Niet iedereen is even vertrouwd met dit krachtige product maar met een paar kleine en vooral eenvoudige handelingen kunnen we toch al snel extra inzicht krijgen.
| Categorie | Tips & Tricks |
| Tags | BIBIS, LMS, Export, Excel |
Geschikte layout:
Bij het exporteren van de BIBIS LMS catalogus hoort een geschikte export-layout aanwezig te zijn waar Excel mee overweg kan. De hostingklanten hebben deze standaard tot hun beschikking maar er kunnen ook (zelfs automatisch gegenereerde) maatwerk-exports ter beschikking staan. Vraag evt. via het supportportaal naar de uitgebreide mogelijkheden.
Openen in Excel:
Ook al is de export vanuit BIBIS LMS een plat tekstbestand en geen ‘echte’ Excelbestand, toch kan Excel de opmaak herkennen en met je meedenken om kolommen te maken. Dat meedenken gaat zelfs nóg beter als het exportbestand de bestandsextensie .csv heeft, of .xls/.xlsx. Bij deze laatste zal Excel overigens altijd even mededelen dat het geen ‘echt xls-bestand is, maar doet vervolgens wel wat hij moet doen: gegevens in kolommen tonen.
Sorteren:
Leuk dat je de lijst nu voor je hebt maar hoe maak je nu een alfabetische lijst op titel, of een looplijst op vindplaats? Selecteer in dat geval de letter van de kolom waarop de sortering moet plaatsvinden. Vervolgens klik je op “Start | Sorteren en filteren”.
Bij het alfabetisch sorteren wordt nog een vraag gesteld of je de selectie (de kolom) wilt uitbreiden naar alle andere kolommen. M.a.w., moeten die ook meebewegen bij de sorteerslag? Dat willen wij wel natuurlijk want anders zouden gegevens door elkaar komen te staan.
Filteren:
Vaak wil je eigenlijk maar een gedeelte zien van alle aanwezige data. Bijvoorbeeld alleen maar de materialen van een bepaalde deelbibliotheek, of alles van één of juist meerdere documentsoorten.
Nu kun je binnen Excel specifiek 1 kolom aanwijzen om op te filteren, maar in de praktijk is het toch vaak handiger om meteen al te kunnen filteren op alle kolommen. Klik hiervoor op het ‘driehoekje’ linksboven bij cel A1. Merk op dat de data nu wordt donkergekleurd als teken dat alles geselecteerd is.
- Ga nu naar Start | “Sorteren en filteren” en kies voor “Filteren”
- Je ziet dat in de 1e (bovenste) rij alle koppen nu een drop-down-knopje erbij hebben gekregen.
- Navigeer naar de kolom waarop je wilt filteren en klik op de drop-down-knop
- Excel geeft je nu de verschillende waarden van dit specifieke veld weer.
- Vink aan waar je wel of juist niet interesse in hebt.
- Merk op dat je beneden aan dit lijstje ook apart kunt filteren op ‘lege’ velden.
- Ook is er bij dit filteren een handige optie om gebruik te maken van een tekstfilter. Hetgeen je hier intikt is dan meteen onderdeel van het filter. Dit kan handig zijn binnen een veld als ‘Trefwoord’ waar een opsomming van trefwoorden staat opgenomen, maar ook binnen het titel- of abstractveld heeft het al vaak zijn diensten bewezen.
- En je kunt nadat je één filter hebt gemaakt, nog steeds verder filteren (of sorteren) op een andere kolom dus een vraag als: “doe mij een alfabetische lijst op titel, van alle Engelse boeken over ‘management’, vanaf 2015 en die in kantoor Amsterdam staan” is nu geen enkel probleem meer. 😊
Benieuwd naar BIBIS, en zijn vele andere mogelijkheden? Neem contact met ons op voor een demo.
