30-11-2021
Vervangen BIBIScode
Het vervangen van een BIBIScode is eenvoudiger dan je denkt.
| Categorie | Tips & Tricks |
| Tags | BIBIS, LMS, Vervangen, BIBIScode |
Regelmatig komt de vraag binnen waarom een BIBIScode zo statisch is en of je deze niet kunt wijzigen. Natuurlijk kan dat! En eenvoudig ook nog eens.
Een BIBIScode is de sleutel naar een titelbeschrijving en bestaat uit 3 delen. Eerst is daar de documentsoort. Deze geeft in belangrijke mate aan wat het voor een titelbeschrijving is. Bijvoorbeeld een tijdschrift of een boek, of een website etc. Aan de hand van de documentsoort kun je in BIBIS LMS diverse zinvolle velden toekennen. Een website heeft nu eenmaal andere velden dan een tijdschrift of monografie.
Daarna komt er in de BIBIScode de hoofdrubriek. Waar gaat de titelbeschrijving in grote lijnen over. (Onthou dat je altijd meerdere extra rubrieken in de titelbeschrijving kunt toekennen)
Daarna gaat BIBIS bij het opslaan van de titelbeschrijving een volgnummer toekennen. Dit volgnummer wordt oa. bepaald door schakelaars zoals nummer 23 en 204. (Zie ook de Tips & Tricks uit de nieuwsbrief van oktober).
Stel, achteraf gezien is er een fout gemaakt met de rubricering van de titelbeschrijving of er bestaat inmiddels een betere rubriek die de lading dekt en je wilt de betreffende titelbeschrijving aanpassen. Ga dan als volgt te werk:
Zoek de betreffende titelbeschrijving op en ga in de muteermodus. Boven in het scherm staan de 3 onderdelen van de BIBIScode (cat/rub/vnr).
Verander de rubriek naar bijvoorbeeld "Leiderschap". Er komt nu een blauw opmerkingenveld in beeld om aan te geven dat de combinatie "Documentsoort + Rubriek + unieke volgnummer" aangepast moet worden.
Als je werkt met gelijke volgnummering (omdat alles volgtijdelijk in de kast wordt gezet) dan kan het volgnummer gelijk blijven. Zo ook als je unieke volgnummer op basis van de documentsoort loopt want de documentsoort wijzigt niet. Pas als je op basis van rubriek OF op basis van de combinatie documentsoort + rubriek je volgnummers hebt lopen, dan is het aan te raden om het volgnummer te veranderen een een #-teken. BIBIS zal dan zelf op zoek gaan naar het eerstvolgende vrije nummer.
Benieuwd naar BIBIS, en zijn vele andere mogelijkheden? Of heb je vragen over dit artikel? Neem contact met ons op voor een demo of resp. verdere uitleg.
